De uitspraak die iedereen kent
Een projectteam slaat de uitgebreide voorbereiding over met het argument ‘plans are nothing, changing plans is everything’ — en ontdekt in maand drie dat niemand ooit heeft afgesproken wat het project eigenlijk moest opleveren. Dat citaat van onderzoekers Dvir en Lechler wordt in projectmanagementkringen graag aangehaald als argument tegen uitgebreide voorbereiding: waarom tijd steken in een plan van aanpak als de werkelijkheid het toch anders wil? Wie deze redenering doortrekt, komt al snel bij de conclusie dat een toets vóór de start overbodig is — je kunt beter meteen beginnen en gaandeweg bijsturen.
Wat de cijfers zeggen
Diezelfde onderzoeksliteratuur laat een ander beeld zien zodra je naar de startfase kijkt. De Wereldbank onderzocht ongeveer 1.125 projecten en vond dat 80% van de projecten met een bevredigende kwaliteit vóór de start succesvol was, tegenover 35% bij een onbevredigende kwaliteit (World Bank 1996, via Samset & Volden 2016). Flyvbjerg (2021) keek naar 2.062 kapitaalprojecten en vond dat de kosten gemiddeld 1,39 tot 1,43 keer de raming bedroegen, terwijl de baten slechts 0,83 tot 0,94 keer de raming haalden. Dat zijn geen kleine marges — en ze ontstaan grotendeels in de fase vóórdat een project formeel van start gaat.
Twee waarheden die elkaar niet uitsluiten
Beide bevindingen kunnen tegelijk waar zijn, en dat is precies het punt. Dat plannen tijdens de uitvoering veranderen, zegt niets over de vraag of het startpunt solide was. Een project dat slecht doordacht de startstreep passeert, moet tijdens de uitvoering veel meer repareren dan een project dat met een startklaar plan begint. De front-end-cijfers zijn een correlatie, geen garantie: een goede score op voorbereiding verhoogt de kans op succes, maar verzekert die niet. Uitvoering, bijsturing en de kwaliteit van de mensen die het project trekken blijven meetellen.
Bijsturen is inherent, verwaarlozen niet
Bijsturen tijdens de uitvoering hoort bij projectmanagement — niemand met ervaring verwacht dat een plan van aanpak drie jaar overeind blijft zonder aanpassing. Dat is ook niet de kern van wat de front-end-onderzoeken meten. Ze meten niet of een plan letterlijk wordt uitgevoerd zoals opgeschreven, maar of de belangrijkste knopen vóór de start zijn doorgehakt — dezelfde knopen die hierna concreet worden gemaakt. Een project kan onderweg volledig veranderen van aanpak en toch profiteren van een startklaar begin — omdat de mensen die bijsturen, bijsturen vanuit een helder uitgangspunt in plaats van vanuit onduidelijkheid.
Wat dit betekent voor de start van je project
Voor de praktijk is de conclusie niet "plan minder" of "plan meer", maar "plan gericht". Een plan van aanpak hoeft niet elk scenario te voorzien — dat kán ook niet, en dat is ook niet wat de cijfers vragen. Het gaat om een beperkte set randvoorwaarden die vóór de start op orde moet zijn: is de scope afgebakend, is er een reëel beeld van kosten en baten, is er een concept gekozen op basis van alternatieven, en is duidelijk wie waarover gaat? Dat is een andere vraag dan "is dit plan onwrikbaar", en het is een vraag die je in de dagen vóór de kickoff kunt beantwoorden — niet pas wanneer het project al drie maanden loopt en de eerste wijzigingen zich opstapelen.
Toetsen vóór de start, bijsturen tijdens de rit
Voordat je de volgende wijziging op je plan van aanpak doorvoert, controleer eerst of het vertrekpunt zelf wel klopte: staat de scope vast, is er een concept gekozen ná afweging, en is het kostenbeeld reëel? Ontbreken die antwoorden, dan repareer je nu een startprobleem dat je vóór de kickoff had kunnen voorkomen.
Bijsturen hoort bij elk project. Beginnen zonder vertrekpunt niet.